Efficienter werken met GTD en Lotus Notes

GTD? ….GTD staat voor Gettings Things Done, een populaire zelfmanagement methode die je kan helpen je werk een stuk efficiënter te maken.

De praktijk
De meeste mensen zijn er aan gewend geraakt om de taken die ze moeten uitvoeren te onthouden. Het blijkt echter dat onze hersenen daar niet echt geschikt voor zijn. We zijn namelijk geneigd om de taken die opgeslagen zijn in ons hoofd te vergeten op het moment dat ze uitgevoerd moeten worden en ons te laten leiden door wat binnenkomt via onze inbox of wat er zo op een dag langs komt. Aan het einde van de dag blijf je achter met een onrustig gevoel en een hele lijst taken die eigenlijk gedaan hadden moeten worden. Is dit herkenbaar? Dan is GTD wellicht een oplossing.

GTD in een notendop
Nu is het niet mijn doel om hier uitgebreid uitteleggen wat GTD is. David Allen, de bedenker van deze methode kan dit veel beter. Dit artikel laat je kennismaken met een GTD ondersteunende tool die in de e-mail applicatie van Lotus Notes geïntegreerd is. Lotus Notes zoals Lotus Notes bedoeld is. Een oplossong als deze is wat Lotus Notes uniek maakt ten opzichte van andere e-mail platformen.

Wel is het zinnig om even de kernpunten van GTD te noemen.

  • Maak je hoofd leeg. Alle taken en werkzaamheden die je moet uitvoeren moeten uit het hoofd (liefst ook de privé werkzaamheden). Als het opgeslagen is weet je zeker dat je er op terug zult komen en hoef je er niet aan te denken.
  • Verzamel alles op één plek. Alle taken, en alles wat daarmee te maken heeft moet je verzamelen op een centrale plaats.
  • Taken die je in 2 minuten kunt uitvoeren (of minder) voer je direct uit. De overige taken moet je groeperen. Bijvoorbeeld in projecten
  • Maak onderscheid in projecten waar geen datum aan gekoppeld is, maar wel een keer uitgevoerd moeten worden (someday/maybe) en projecten waar een einddatum aan zit. Koppel deze projecten aan een datum in je agenda. Kom je langs acties met een specifieke datum? Deze plaats je in je agenda als ToDo voor een specifieke dag.
  • Koppel vervolg acties aan projecten zodat er geen abstracte, langlopende projecten overblijven waar geen voortgang in zit.

David Allen vat zijn methode in het volgende diagram samen

GTD & Lotus Notes
De tool die we het meest gebruiken op een dag is over het algemeen de e-mail inbox. Eric Mack heeft een applicatie ontwikkeld, eproductivity, die eenvoudig de standaard Lotus Notes e–mail applicatie vervangt. In deze geavanceerde e-mail template is de GTD methode naadloos geïntegreerd. Eric Mack heeft de applicatie ontwikkeld in samenwerking met David Allen, waardoor deze applicatie het GTD Enabled embleem mag voeren. Voor wie de methode in combinatie met Lotus Notes wil proberen is een trial versie van het template beschikbaar op de website van eproductivity.

In de komende periode zullen er op socialsoftwareblog.nl nog een aantal artikelen verschijnen over mijn ervaringen met eProductivity

Links
Gettings Things don by David Allen
eproductivity
eproductivity video tour
Podcast: Getting Things Done with IBM Lotus Notes and eProductivity
Blog Eric Mack – Notes on productivity
Getting Things Done Boeken

Advertenties
Tagged with: , , , , , , ,
Geplaatst in Blogs, GTD

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

Archief
%d bloggers liken dit: