Aan de slag met eProductivity voor Lotus Notes – Deel 2

In mijn vorige artikel heb ik de installatie van eProductivity. Deze keer ga ik verder in op het gebruik van eProductivity in de praktijk.

Binnen e-productivity draait veel om projecten en taken die binnen een bepaalde context worden uitgevoerd. Enige kennis van Getting Things Done is bij het lezen van deze blog wel gewenst. In dit artikel worden de worden Nederlandse en Engelse worden door elkaar gebruikt. eProductivity is niet beschikbaar als Nederlandstalige template. Voor de duidelijkheid gebruik ik voor handelingen binnen de applicatie de Engelstalige termen.

Actions
Actions is en term welke afkomstig is van GTD. Actions zijn te omschrijven al losstaande acties je moet uitvoeren. Deze acties kunnen op verschillende manieren worden verzameld. via mail, of omdat je ze bedenkt of voortvloeien uit een project. In Lotus Notes termen kunnen we deze taken het beste vergelijken met ToDo’s.  Zo kun je acties hebben als; Bellen, Boodschappen of Projectplan.
Bij het creëren van acties is het aan te raden om de titel te starten met de fysieke actie. In het Engels is dit vrij eenvoudig: “Call alfred to discuss quickr upgrade”  of  “Pick up suit at drycleaner”. In het Nederlands is dit helaas iets minder eenvoudig. Wij starten onze zinnen meestal niet met de actie. Persoonlijk noteer is de acties alsolgt: “Bellen – Alfred om Quickr upgrade te bespreken” of “Ophalen – Pak bij de stomerij” .
Binnen eProductivity kun je bijna vanuit alle schermen een action aanmaken. Het volgende scherm wordt daarbij getoond.

Opvallend bij de velden binnen eProductivity is de context gevoeligheid van de verschillde helpteksten. Afhankelijk van de context die wordt geselecteerd verschijnt een andere helptekst.
De context is een belangrijk onderdeel van actions. De term context is ook afkomstig van GTD. Wanneer je bij een Action de context “At Office”  selecteert dan is het logisch dat die taak op kantoor uitgevoerd zal moeten worden. Naast de standaard context is het ook mogelijk om nieuwe contexts toe te voegen of niet gebruikte context uit te schakelen via het configuratiescherm.

Project
Binnen de GTD methodologie spreek je over een project wanneer je verwacht dat er na de eerste actie een vervolg actie zal plaatsvinden. Je zou een project ook kunnen omschrijven als een verzameling van acties.
Uit de titel van een project is vaak te herleiden wat het succes resultaat is na het voltooien van het project: “Voltooien migratie Exchange naar Domino”.  Om dit project te kunnen voltooien zullen verschillende acties doorlopen moeten worden. Omdat ik voor verschillende opdrachtgevers werk voeg ik aan de project titel de klantnaam toe.

Net als bij actions is de Project knop bijna overal in de interface snel terug te vinden. Het aanmaken van een nieuw project gaat via het volgende formulier

het opslaan van een project wordt direct een scherm getoond waarin gevraagd wordt of er een “Next Action” gedefinieerd moet worden. In dit venster kan ervoor gekozen worden om een reeds bestaande actie te koppelen of om een nieuwe actie aan te maken.

Persoonlijke ervaring
In mijn dagelijkse werk heb ik te maken met verschillende opdrachtgevers. Wanneer je werkt aan een project is het vaak lastig om de verleiding te weerstaan om te reageren op binnengekomen e-mail voor een ander project. Een waardevolle functie van eProductivity in mijn dagelijks werk is dat ik deze e-mail, waar vaak een actie aan vast zit direct kan omzetten naar een actie.

Een voorbeeld:
Wanneer ik onderstaande e-mail binnenkrijg kan ik deze direct omzetten naar een actie

Wanneer de e-mail algemene informatie bevat kan ik deze linken aan het project via de menu optie “Link to…” en vervolgens “…Existing Project”. Via een popup kan ik het gewenste project selecteren. De volgende keer dat ik aan het project werk heb ik alle informatie direct beschikbaar.

Als ik een e-mail ontvang waaruit een actie voortkomt kan ik vanuit deze e-mail de optie “Copy Into” en vervolgens “…New Action linked to existing Project” kiezen. De inhoud van het mailbericht wordt vervolgens overgezet naar een action document. Bij het opslaan van het action document zal eProductivity vragen welke actie uitgevoerd moet worden met het originele mailbericht: Verwijdere, verplaatsen naar een folder of verwijderen uit de mailfile.

Via deze methode kan overzicht worden behouden in de mailbox, de inbox blijft immers bijna leeg zonder dat daarbij acties uit het oog worden verloren.

Links
Efficienter werken met GTD en Lotus Notes
Aan de slag met eProductivity voor Lotus Notes – Deel 1
eProductivity – probeer versie
eProductivity –  video tour
eProductivity – Frequently Askes Questions

Advertenties
Tagged with: , , , , , , ,
Geplaatst in Blogs, GTD

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

Archief
%d bloggers liken dit: