Domino 8.5 vs Exchange 2010 – Conclusie

In 2010 hebben we in een serie van 7 artikelen Lotus Notes/Domino 8.5 tegenover Microsoft Outlook/Exchange 2010 gezet. De artikelen bleken tot de populairdere artikelen van 2010 te horen, waarbij veel bezoekers niet uit Nederland kwamen. Eerlijk gezegd had ik toen ik aan deze serie begon niet bevroed dat het uiteindelijk zoveel informatie zou worden. De oorspronkelijke opzet was zo’n 4 A4-tjes. Te lang voor één blog artikel. Toen ik het ging splitsen in delen, kwam er echter al snel nieuwe informatie bij op basis van de research die ik voor elk onderdeel deed. Uiteindelijk heeft het geleid tot de 7 artikelen die inmiddels tot rapportvorm is verwerkt. Nu is een rapport geen rapport als er niet ook een conclusie bijzit. Deze conclusie had ik tot nu toe niet op dit blog gepubliceerd en dit wil ik aan het begin van 2011 rechtzetten. Hierbij dus: Domino 8.5 vs Exchange 2010 – De Conclusie.

Wanneer we naar de verschillende punten kijken die in deze serie de revue zijn gepasseerd, blijken de verschillen tussen Microsoft en IBM Lotus klein. Microsofts Outlook client wordt door veel mensen als iets prettiger gezien, wanneer er puur naar mail en calendaring gekeken wordt. Het verschil met de laatste versie van Lotus Notes is echter klein en Lotus Notes is wel de betere client wanneer het gaat om verschillende bronnen van informatie met elkaar te combineren. Daarnaast scoort Microsoft punten met de iets bredere ondersteuning van mobiele devices en de nieuwe oplossing op het gebied van retention. IBM scoort punten op het gebied van opslag en archivering, interoperabiliteit, schaalbaarheid, gemak van upgraden en de samenwerking met social software. Daarnaast moet niet uit het oog verloren worden dat Lotus Domino naast een messaging platform ook een krachtig applicatie platform is. De grootste winst behaalt Lotus Domino echter op het gebied van Total Cost of Ownership. Onafhankelijke bronnen geven aan dat Lotus Domino een significant lagere TCO heeft dan Microsoft Exchange.

Upgraden of migreren?

Uiteindelijk zijn beide systemen een goede keuze om een stabiel messaging platform te bouwen. Toch zullen veel bedrijven zich bij een aankomende upgrade afvragen: Moeten we upgraden of migreren? Laten we eens naar de verschillende scenario’s kijken.

Huidig systeem: Microsoft Exchange

De kosten van een migratie van een oudere versie van Exchange naar Exchange 2010 zijn vrij hoog. Zoals eerder aangegeven moeten voor de migratie extra machines gebruikt worden om de nieuwe Exchange omgeving op op te bouwen. Doordat de user interface van Outlook 2010 aanzienlijk is veranderd t.o.v. Outlook 2007 en Outlook 2003, zal een vorm van educatie zeer wenselijk zijn om de gebruikers vertrouwd te maken met deze nieuwe interface. De kosten van een migratie naar Lotus Domino zullen echter nog hoger zijn. Hoewel deze kosten door de lagere TCO van Lotus Domino op de lange termijn wel terugverdiend worden, zal een migratie vooral zin hebben wanneer ook van Lotus Domino als applicatieplatform gebruik gemaakt wordt.

Huidig Systeem: Lotus Domino

De kosten van een upgrade bij Lotus Domino zijn vrij gering. Wanneer de omgeving nu goed draait, kunnen de servers in-place worden geüpgrade waardoor dit zeer snel kan gebeuren. De grootste kosten zullen daarom zitten in het upgraden van de Lotus Notes clients. In Lotus Notes 8.5 zitten t.o.v. Notes 7 en eerder dusdanig veel wijzigingen dat het zinvol is een vorm van educatie aan uw gebruikers aan te bieden.
Gezien de vele verbeteringen in Lotus Notes en Domino 8.5 is een upgrade naar deze versie zeer zinvol. Een migratie naar Microsoft Exchange is dat eigenlijk nooit. Een dergelijke migratie is t.o.v. een upgrade zeer kostbaar, terwijl deze kosten door de hogere TCO van Microsoft Exchange nooit terugverdiend kunnen worden.

Als we alle feiten op een rijtje zetten, komt het dus op het volgende neer. In het algemeen kunt u het beste blijven bij het messaging platform dat u heeft en dit naar de laatste versie brengen. Als u gebruik maakt van Microsoft Exchange kunnen er echter redenen zijn om een overstap naar Lotus Domino serieus te overwegen.

Dit in ogenschouw nemende wekt het verbazing dat in de markt momenteel een andere trend gaande lijkt te zijn. Hoewel er wel bedrijven migreren van Microsoft Exchange naar Lotus Domino, migreren er momenteel meer bedrijven van Lotus Domino naar Microsoft Exchange. Waarom maken bedrijven deze keuze? We hebben een aantal van deze migraties bekeken om te proberen deze redenen te achterhalen en hebben geprobeerd deze te evalueren op hun houdbaarheid.

Redenen om te migreren van Lotus Domino naar Microsoft Exchange:

1.   Onwetendheid
Onwetendheid is een vervelende term om te gebruiken, want het suggereert dat bedrijven hun huiswerk niet goed hebben gedaan voor ze hun keuze maakten. Toch blijken veel migraties hierop gebaseerd te zijn. Gezien de zeer beperkte hoeveelheid informatie die in de markt beschikbaar is met vergelijkingen tussen Lotus Domino en Microsoft Exchange, is dit ook niet zo vreemd. Dit gebrek aan kennis vertaalt zich vaak in kuddegedrag. Als je hoort van een ander bedrijf dat zij migreren naar Exchange, lijkt het al snel veilig om dit ook te doen onder het motto “zij hebben het vast goed uitgezocht”. Een mooi voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld de migratie bij Achmea.

“Na de fusie met Interpolis besloot verzekeringsmaatschappij Achmea zijn mailomgeving te migreren van IBM Lotus Notes naar Microsoft Exchange. ‘Het was een makkelijke keuze’, vertelt programmamanager Steph Berghuis. ‘Exchange is de de facto standaard in vergelijkbare bedrijven.”

Naast het feit dat deze programmamanager niet op de hoogte leek te zijn van het feit dat er in veel vergelijkbare bedrijven wel degelijk Lotus Domino als messaging platform wordt gebruikt, verraadt deze opmerking duidelijk dat van een gedegen onderzoek geen sprake is geweest. Dit blijkt ook uit een opmerking van een van de medewerkers in het artikel:
“Toch blijkt niet elke medewerker even tevreden met het nieuwe systeem. ‘Ik zou het toejuichen als we weer teruggingen naar Lotus Notes’, vertelt Maud Hamel, die bij Achmea IT de inhuur van externe ict’ers regelt. ‘Mailprogramma Outlook werkt weliswaar prima, maar ik mis de databasefuncties van Notes. Er is veel kunst- en vliegwerk nodig om de door ons gebruikte databases in Outlook te gebruiken.’ Hamel ziet de overgang naar het nieuwe programma als een achteruitgang. ‘Je kunt niet eens tegelijkertijd verzenden en archiveren!”

Over de samenwerking met Domino applicaties was onvoldoende nagedacht. Het duidelijkste oordeel over deze migratie komt echter in de commentaren naar voren van iemand die zeer nauw betrokken was bij de migratie:
“Mooi verhaal van meneer Berghuis. Maar ik deel zijn beleving niet.
Hoe leg je iemand uit dat je een omgeving uitfasseert die kompleet redundant opgebouwd (ingeval van uitval server) is zonder enige interactie van personen, zonder mail quota’s, meer dan 6000 applicaties levert.

Wat heeft de organistatie ervoor terug gekregen?
Mailquota, en giga veel extra kosten voor het beheer en onderhoud. (nu door Getronic’s en Atos wat heel voordeling uitpakt, of soms toch niet?)
Een sharepoint oplossing die in de kinderschoenen staat kan nog lang niet alle applicaties aan die in Lotus Domino staan.
De al genoemde TCO is helemaal lachen in de pilotfase was het schrikken hoeveel servers er moesten worden ingericht. Schrikbarend.

De gebruikte oplossing door Achmea op moment van overname Interpolis was krachtig genoeg om die 5000 gebruikers toendertijd, in te lijven in de bestaande oplossing met een beetje extra storage!!
Had je de Exchange oplossing uitgefasseerd, direct winst.
Gebruikers waren verlost van hun 10mb mailfile ! Ja 10mb. En bij de gratie iets meer.
En hadden direct toegang tot 6000 applicaties.
Hoe bedoel je quick win.

Zonder noemenswaardige problemen mag hij mij wel eens beter uitleggen.
Ik herinner mij het heel anders, ik ken alleen maar de herinnnering van verlies van een prachtige oplossing voor de organisatie.

Een ex-projecteamlid en ex-Achmeaan.

Dit laat niets aan duidelijkheid te wensen over. Met deze migratie, gebaseerd op onwetendheid, heeft Achmea / Interpolis zeer veel geld verspild, terwijl hun nieuwe omgeving van een minder niveau is dan de oude.

Hier ligt een duidelijke taak voor de sales mensen van IBM en de IBM Business Partners om de juiste informatie bij hun klanten te krijgen en ervoor te zorgen dat zij wel een goed geïnformeerde beslissing nemen. We hopen ook dat deze reeks artikelen ertoe kan bijdragen dat het makkelijker wordt om juiste informatie over deze twee platformen op internet te vinden.

2.   Standaardisatie op één platform / single vendor strategie
Regelmatig komt de wens naar voren bij bedrijven om zoveel mogelijk te standaardiseren op het platform van één fabrikant. Als een fabrikant op elk vlak een product kan aanbieden, biedt dit duidelijke voordelen. Producten werken meestal beter samen met andere producten, wanneer deze van dezelfde fabrikant komen en als er problemen zijn is er maar één fabrikant verantwoordelijk en kunnen partijen dus niet naar elkaar gaan wijzen. Vanwege Microsofts monopolie op de desktop, komt deze single vendor strategie meestal neer op een keuze voor Microsoft en om deze reden zijn er ook al heel wat Lotus Domino naar Exchange migraties geïnitieerd. Het is echter maar de vraag of dit een verstandige strategie is. Hoewel er in Nederland nog weinig aan de hand lijkt, is Microsofts Windows monopolie aan slijtage onderhevig. In Amerika kiezen steeds meer studenten voor een Macbook met MacOS. Volgens sommige bronnen (

zelfs tot 70% van nieuwe studenten. Dit is een trend die zich ook in Nederland zal gaan voordoen. Wanneer deze groep zich op de arbeidsmarkt zal begeven, zullen zij ook op de arbeidsplek graag gebruik willen maken van het hen bekende OS.

Het alternatief op de single vendor strategie is de “best of breed” strategie. Hoewel Microsofts producten in het algemeen van goede kwaliteit zijn, worden deze meestal niet als “best of breed” beschouwd en het is ook niet waarschijnlijk dat hier in de toekomst verandering in gaat komen. Frans Nauta, voorzitter van het voormalige innovatie platform en columnist voor BNR denktank gaf Microsoft in zijn column als een voorbeeld van een bedrijf dat de kracht om te innoveren heeft verloren. Ook op SocialSoftwareBlog hebben we hier al eerder aandacht aan besteed. Een keuze voor Microsoft als single vendor houdt daarom het risico in dat concurrenten die wel een “best of breed” strategie aanhouden, een concurrentievoordeel zullen hebben.
Overstappen wanneer dit gebeurt is helaas ook niet zo eenvoudig. Jon Brodkin van Networkworld ziet Microsofts 2010 software als de ‘most complicated lock-in decision in years‘.  Een keuze op dit pad zorgt er daardoor voor dat wanneer Microsoft besluit om de licentietarieven fors te verhogen, zoals ze in het verleden al eerder hebben gedaan, er geen andere keuze is dan om te betalen.

3.   Gebruikers-georienteerde keuzes
Er wordt weleens gezegd, “directeuren willen geen Exchange. directeuren willen Outlook”. Het leidt geen twijfel dat Microsofts client bij veel mensen een hogere populariteit geniet dan Lotus Notes. “Mijn medewerkers gebruiken thuis Outlook”, wordt hierbij ook vaak genoemd. Voor een migratie is dit echter een drogreden. De laatste Outlook Express client zat bij Windows XP, terwijl de Outlook client niet bij de normale consumentenversie van Office geleverd wordt. Jongeren gebruiken thuis nooit Outlook. Zij gebruiken Gmail, Hotmail of een andere webgebaseerde mailversie. Werknemers die van andere bedrijven komen, zullen vaak wel Outlook kennen, maar vrijwel nooit Outlook 2010 terwijl de user interface van deze versie dusdanig gewijzigd is dat kennis van Outlook niet betekent dat men ook met deze client meteen aan de slag kan. Anderzijds is men, als het om een migratie gaat, wel bekend met Lotus Notes.
Deze reden legt wel een ander pijnpunt bloot bij veel bedrijven. Veel bedrijven vinden het niet nodig om enige vorm van gebruikerseducatie aan te bieden voor het gekozen messaging pakket. Veel frustraties bij gebruikers komen echter voort uit het niet weten wat de handigheidjes van een bepaald pakket zijn. Rijke ervaring leert dat een gebruikerscursus van 1 1/2 uur in Lotus Notes 8.5 een zeer groot verschil maakt in de effectiviteit waarmee medewerkers met dit pakket kunnen werken. Ditzelfde geldt voor Outlook. Dit is dan ook een besteding die zich dubbel en dwars terug verdient.

Als we deze redenen bekijken, blijkt de trend om te migreren een ongezonde trend te zijn. De verwachting is dat veel bedrijven hier achteraf niet helemaal gelukkig mee zijn. Dit is ook wat Gartner in haar laatste rapport ziet: Bedrijven die migreren van Lotus Domino naar Exchange zullen waarschijnlijk teleurgesteld worden.

Advertenties
Tagged with: , , , ,
Geplaatst in Blogs, Domino vs Exchange
4 comments on “Domino 8.5 vs Exchange 2010 – Conclusie
  1. Ik sluit mij bij Patrick aan.
    Zeer waardevol om te lezen. Nu nog actie vanuit de Business Partners en natuurlijk IBM.

  2. Danny Mo schreef:

    Inderdaad mooi geschreven

  3. Leuke geschreven, vol passie en emotie!
    Hoe vaak is een keuze voor migratie tussen domino en Exchange niet gebaseerd op emotie?
    Wachten op een actie van IBM en/of haar BPs, of collectief en actief actie ondernemen?
    Wie helpt……..

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

Archief
%d bloggers liken dit: